僕たちは”データを入力してくれない”同僚とどう向き合えばいいのか?

「同僚からデータを集める」という初手の工程が辛い

営業管理や人事データベース、AI開発など、様々なシーンでデータが重要となりますが、ここで問題になるのが「データを集める・入力する」という初手の工程です。

「データ分析の仕事の大半はデータ整備」とも言われますが「そもそも整備するデータすらなくて集めるところから」というケースも珍しくありません。
多くの場合で「システムを入れたから、全員でデータ入力を頑張ろう」となりますが、

A「システムにデータちゃんと入力しました?」
B「え、なんだっけ?」
A「先週言ってたやつですよ、システムから招待メールも届いているはずですよ」
B「あ、ホントだ」
A「お願いしますね」
B「あれ、なんか期限切れててログインできないな…」

という事象が発生し、なかなか上手くいきません。

本業で忙しかったり、悪気なく後回しにしてしまうなどのケースも多いのですが、ざっくり丸めると、

・2割の人は言われなくても自主的にデータを入力する
・6割の人は言われたら概ねデータを入力する
・2割の人は言われてもデータを入力しない

という2:6:2に収束することが多いようです。

彼らは現場ではエース格であることも多く、あまり無理強いできないのも悩ましいポイントです。

では、僕たちはこの”データを入力してくれない”同僚とどう向き合うべきなのでしょうか?

現場での実話をベースに6つの対策をご紹介します。


施策①対応してくれるまで言い続ける

最も多く採用されるのがこちらでしょうか。

よく見かけるのが「地道に声をかけ続ける」というものです。単純な入れ忘れはこの活動でカバーすることができます。

ただし、有効なのはリマインド1~2回までで、それ以上は「現場と担当者の関係値が悪くなる」など逆効果になることが多いようです。


施策②システムで入力項目を必須にする

次によく見かけるのが、あらゆる項目を必須にして入力しないと保存できない仕様に変更するというものです。

こちらも単純な入れ忘れはこの活動でカバーすることができます。

ただし、そもそもシステムにログインしない方には効果がないのと、「エラーが出てめんどくさくなってしまいブラウザを閉じてしまう」という逆効果の行動に繋がることも少なくありません。


施策③1on1や定例MTGにデータ入力の時間を組み込んでもらう

もしあなたがマネージャーの場合や、マネージャーが協力的な場合には、この施策が有効です。

1on1やチーム定例MTGの冒頭10分間で、全メンバーが強制的に必ず入力するというルールにしてもらうのです。週次で必ずデータが更新されることになります。

ただし、事前にマネージャーへの社内営業や根回しが必要というのが悩ましい点で、この交渉が難しい場合にはこの施策は機能しにくいでしょう。


施策④専属アシスタントを付ける

データ更新担当者を置いて、その人が代わりにベタベタに頑張るというのがこの施策です。

週次で未入力者の席に出向き、一人ひとりに声をかけて、その場でデータの入力をしてもらう。

もしくは口頭で言ってもらったものをアシスタント的にすべて代行するというものです。

これは現場の人に喜ばれることが多い一方で、工数がかかるため担当1名辺り50名規模くらいで限界を迎えるというのがデメリットでしょうか。


施策⑤メールやチャットでデータをもらい、システムへの入力を代行する

④の施策を少しライトにしたのがこの施策です。

「協力するのはやぶさかでないのだが、システムの使い方を理解して入力するのがめんどくさいだけ」というケースも多くあります。

特に現場のエースは今のやり方で上手く行っているため、余計なシステムに対応をするインセンティブがありません。

その場合には、普段使っているメールやSlackなどに形式は問わずシステムに入力したい情報を雑多に送付してもらい、それを担当者が整えてひたすら代わりに入力していく、という施策が有効です。

オペレーションを固められれば、アルバイトなどに任せることもできます。

ただし、依然として担当者のリソースを確保は必至なため、経営層にそこの理解を仰ぐ必要はあります。


施策⑥まずは小さく始めて成果を全員に還元してから、データ入力の依頼をする

いきなり全員でやるのを諦める、というのも有効な手の一つです。

まずは協力的な何人かのみでサイドプロジェクト的に小さく始めて、成果を出してそれを全員に還元します。

そして「データを入力すると、こんないいことがあるんですよ」という結果を武器に徐々に関係者を増やしていきます。

「そもそもデータを入力すると何がいいか分からない。イメージが湧かない」という声も多いようです。その場合も、一度目の前に成果物を提示されると、いきなり協力的になって率先して動いてくれるようになる、ということも珍しくありません。

また経営陣にも「これをやるとこんないいことがあるんです。やりませんか?」という提案の仕方をするよりも「これをやったらこんないいことができる様になったんですけど続けてもいいですか?」という提示が出来るので、心証が良くなりやすいでしょう。


現実には上記のうちどれかを選択するというよりは、自社の組織の都合やそれぞれのシーンに合わせて①~⑥を組み合わせてなんとか頑張るという感じでしょうか。

多くの場合で初めの一歩となるデータ収集ですが、実はこれこそが肝で、つまづきやすいポイントかと思います。

何か一つでも参考になりますと幸いです。

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